PROPOSAL KEGIATAN

Posted on

Apa itu Proposal ?

Proposal adalah rancangan yang dituangkan dalam wujud rancangan kerja atau bersama kata lain usulan/uraian suatu aktivitas yang direncanakan
Pada Saat Kapan Proposal Dibuat ?

Dibuat pada kala kami akan jalankan suatu kegiatan
Kegiatan berikut mampu berbentuk aktivitas skala kecil atau besar, yang intinya bersama proposal, panitia mencoba jalankan usulan/penawaran kepada pihak-pihak tertentu
Dapat berbentuk proposal keinginan bantuan (biasanya berbentuk bantuan materiil/dana/barang) atau berbentuk pula proposal penawaran kerjasama yang sifatnya simbiosis mutualisme (saling menguntungkan) = win-win cooperation
Siapa yang Membuat Proposal dan Kepada Siapa Proposal Dibuat ?

Proposal disusun secara berbarengan oleh kepanitiaan yang terbentuk
Proposal diusulkan/ditawarkan kepada pihak-pihak spesifik seperti :
pihak donatur
pihak sponsor
Pihak donatur adalah pihak yang kepadanya diharapkan bantuan berbentuk bantuan materiil/barang/dana yang diberikan secara cuma-cuma tanpa imbal balik serupa
Pihak donatur ini biasanya adalah pihak yang miliki ketertarikan pada tipe aktivitas yang direncanakan dan bersedia menopang kelancaran aktivitas secara positif
Pihak sponsor adalah pihak yang kepadanya diberikan penawaran kerjasama yang sifatnya saling beruntung antara pihak panitia bersama pihak sponsor
Pihak sponsor biasanya adalah pihak yang tengah jalankan promosi/pemasaran pada suatu produk tertentu
Bentuk kerjasama bersama pihak sponsor berbentuk jalinan timbal balik dimana panitia akan menghendaki sejumlah uang/barang/fasilitas untuk menopang kegiatan, namun pihak sponsor menghendaki sarana dimana ia mampu mempromosikan/memasarkan produknya

Susunan Proposal Kegiatan

Halaman Judul
Latar Belakang
Tujuan Kegiatan
Nama dan Tema Kegiatan
Bentuk Kegiatan
Peserta
Penyelenggara
Jadwal dan Lokasi Kegiatan
Susunan Acara
Susunan Panitia
Rencana Anggaran
Penutup
Penawaran Kerjasama (sponsorship)
Halaman Judul

Berisi nama/judul kegiatan, lokasi dan kala penyelenggaraan kegiatan, dan penyelenggara yang berinisiatif merencanakan kegiatan

Latar Belakang

Berisi alasan “mengapa” aktivitas berikut direncanakan
Latar belakang biasanya memuat 3 bagian yakni bagian pendahuluan, bagian isi, dan bagian penutup yang pola kalimatnya dari kalimat/maksud lazim ke kalimat/maksud khusus
Tujuan Kegiatan

Berisi alasan “untuk apa” aktivitas berikut direncanakan
Tujuan mampu terdiri dari minimal 1 obyek atau lebih yang berurutan dari obyek yang paling perlu sampai obyek yang kurang penting
Nama dan Tema Kegiatan

Berisi nama/judul aktivitas dan tema yang diangkat dalam kegiatan
Contoh :
Nama aktivitas : “Lomba Lingkungan Sehat Tingkat Kelurahan Gladak Anyar 2011”

Tema aktivitas : “Lingkungan Bersih, Masyarakat Sehat”
Bentuk Kegiatan

Berisi berkenaan format/bentuk sajian kegiatanC
Contoh : bersama tema “Lingkungan Bersih, Masyarakat Sehat”, wujud kegiatannya seperti :
Lomba Lingkungan Sehat

Lomba Membuat Taman Toga

Penyuluhan Kesehatan Lingkungan

Penyemprotan Nyamuk Demam Berdarah

Dll

Lihat Juga : Contoh Proposal Kegiatan

Peserta

Berisi info berkenaan “siapa” yang akan ikut dalam kegiatan
Orang yang menjadi peserta sesuai bersama segmen/jenis aktivitas yang direncanakan
Penyelenggara

Berisi info siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan.
Biasanya penyelenggara ini adalah suatu group organisasi atau kumpulan yang hendak jalankan aktivitas gara-gara alasan tertentu
Pada bagian penyelenggara ini wajib pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang mampu dihubungi
Jadwal dan Lokasi Kegiatan

Berisi info “kapan dan dimana” aktivitas akan dilaksanakan

Susunan Acara

Berisi uraian susunan acara/pelaksanaan aktivitas dari kala jadi sampai selesai.
Bisa ditampilkan dalam wujud tabel bersama format kolom tabel sesuai keperluan (No, Waktu, Acara, Pelaksana,dll.)
Pada sebuah aktivitas yang pakai pembicara, sebelum penyusunan acara wajib dikerjakan konfirmasi untuk sesuaikan kala dan durasi tiap sesi pembicaraan
Susunan Panitia

Berisi susunan kepanitiaan yang telah terbentuk
Susunan panitia ini ditampilkan supaya pihak yang membaca mampu miliki data yang memahami bersama siapa pihaknya akan bekerjasama.
Rencana Anggaran

Berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan keperluan dana yang tetap diperlukan
Disusun secara simpel tetapi senantiasa pakai prinsip penyusunan keuangan
Penutup

Berisi kata-kata yang membuktikan harapan supaya banyak pihak mampu tertarik untuk menopang kegiatan.
Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan memahami Penanggungjawab kegiatan
Penawaran Kerjasama (sponsorship)

Berisi berkenaan bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
Umumnya pihak sponsor tertarik berpartisipasi dalam aktivitas kecuali :
Kegiatan diikuti / dihadiri oleh banyak orang

Ada peluang untuk display /selling product

Kemudahan administrasi dan birokrasi

Kesesuaian “apa yang mampu panitia tawarkan/jual” bersama “apa yang di idamkan pihak sponsor”

Berisi berkenaan bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
kepanitiaan butuh bantuan dalam wujud dana, dan jumlah dana yang diperlukan haruslah seimbang bersama “Apa yang mampu ditawarkan / dijual“ panitia kepada pihak sponsor
Contoh

Pada sebuah aktivitas Pemilihan Putra-Putri X, pihak sponsor akan menjadi Sponsor Tunggal apabila memberikan dana sebanyak 100% dari anggaran bersama kompensasi :
Pemasangan 1o spanduk rentang di titik strategis

Dominasi logo perusahaan pada backdrop

25 ID card panitia

1000 lembar pamphlet

25 kaos panitia

Spot media

Announce by MC sepanjang Main Show

Sharing / demo produk pada puncak acara

Pemasangan 30 status banner produk sepanjang Main show

Dapat terhitung dipilah kembali menjadi Sponsor Utama – 75% dari anggaran, Sponsor Madya – 50% dari anggaran, atau Sponsor Partisipan – 25% dari anggaran
Dapat terhitung segera menghendaki sejumlah dana, seperti :
Sponsor Tunggal – total anggaran

Sponsor Utama – Rp 5 juta

Sponsor Madya – Rp 3 juta

Dst

Besarnya dana yang diminta disesuaikan bersama kompensasi yang disanggupi oleh panitia
Diperlukan ketrampilan bicara yang baik untuk mampu menarik minat sihak sponsor, gara-gara ada barangkali bahwa pihak sponsor mengajukan penawaran supaya dana yang dikeluarkannya tidak banyak tetapi pihak sponsor memperoleh banyak keuntungan dari kegiatan
Jika berlangsung demikian, wajib dipikirkan faktor “win-win solution / win-win benefit / win-win cooperation” antara 2 belah pihak

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *